1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trình tự và cách thức giải quyết hồ sơ của tổ chức/công dân có đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp phường.
2. PHẠM VI
- Áp dụng đối với tổ chức, cá nhân đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Áp dụng đối với công chức UBND cấp phường chịu trách nhiệm thực hiện Quy trình này.
3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
- Các văn bản pháp quy liên quan đề cập tại mục 5.1
4. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
- UBND: Ủy ban nhân dân
- TTHC: Thủ tục hành chính
- TCCN: Tổ chức, cá nhân
- CBCC: Cán bộ, công chức
- HT: Hộ tịch
- MC/TN&TKQ: Một cửa/Tiếp nhận và Trả kết quả
5. NỘI DUNG QUY TRÌNH
5.1 |
Căn cứ pháp lý |
|||||
|
- Luật Hộ tịch năm 2014; - Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; - Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; - Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến; - Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và Mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020 ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; - Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch; - Quyết định số 3658/QĐ-UBND ngày 15/7/2024 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch thuộc thẩm quyền của cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội. Ghi chú: Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế. |
|||||
5.2 |
Thành phần hồ sơ |
Bản chính |
Bản sao |
|||
|
Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC), Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT), được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến); |
|
X |
|||
- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp); - Biểu mẫu điện tử tương tác cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch(do người yêu cầu cung cấp thông tin theo hướng dẫn trên Cổng dịch vụ công, nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến); Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. |
X |
|
||||
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức |
X |
|
||||
- Văn bản ủy quyền trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực |
X |
|
||||
Lưu ý + Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì công chức không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì công chức kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó. + Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, công chức kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Công chức có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ. |
x |
|
||||
5.3 |
Số lượng hồ sơ |
|||||
|
01 bộ |
|||||
5.4 |
Thời gian xử lý |
|||||
|
04 giờ làm việc |
|||||
5.5 |
Nơi tiếp nhận và trả kết quả |
|||||
|
Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) của UBND cấp phường nơi đang lưu giữ Sổ hộ tịch |
|||||
3.6 |
Lệ phí |
|||||
|
8.000 đồng/bản sao trích lục |
|||||
5.7 |
Quy trình xử lý công việc |
|||||
TT |
Trình tự |
Trách nhiệm |
Thời gian |
Biểu mẫu/Kết quả |
||
B1 |
Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịchnộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của UBND cấp phường hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn) hoặc Cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn). |
Bộ phận TN&TKQ |
Trong giờ hành chính |
Thành phần hồ sơ theo mục 5.2 |
||
B2 |
Công chức Bộ phận TN&TKQ truy cập vào Phần mềm Một cửa kiểm tra hồ sơ: - Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, in Giấy tiếp nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên. - Hồ sơ sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, ký, ghi rõ họ, tên. |
Công chức Bộ phận TN&TKQ |
- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ - Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ - Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả |
|||
B3 |
Công chức Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch |
Công chức Bộ phận TN&TKQ |
01 giờ |
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ |
||
B4 |
Công chức Tư pháp - Hộ tịch căn cứ vào Sổ hộ tịch: - Ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch và in dự thảo bản sao Trích lục hộ tịch. - Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin. - Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết Dự thảo Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ nêu rõ lý do - Trình Lãnh đạo UBND cấp phường |
Công chức Tư pháp - Hộ tịch |
01 giờ |
- Trích lục bản sao hộ tịch - Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin. |
||
B5 |
Lãnh đạo UBND cấp phường ký: - Trích lục hộ tịch (bản sao) - Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ - Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin. |
Lãnh đạo UBND cấp phường |
01 giờ |
|||
B6 |
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ, chuyển Văn thư đóng dấu, bàn giao kết quả cho Bộ phận TN&TKQ. - Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định |
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch; - Công chức Bộ phận TN&TKQ |
01giờ |
- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ - Trích lục bản sao hộ tịch hoặc công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin |
||
B7 |
- Trả kết quả cho công dân |
Bộ phận TN&TKQ |
Trong giờ hành chính |
- Trích lục hộ tịch - Công văn trả lời kết quả tra cứu không có thông tin. |
||
6. BIỂU MẪU
TT |
Tên Biểu mẫu |
1. |
Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ |
2. |
Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch, Trích lục hộ tịch bản sao theo Thông tư số 04/2024/TT-BTP của Bộ Tư pháp |
3. |
Trích lục hộ tịch bản sao (Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp) |
4. |
Biểu mẫu hộ tịch điện tử tương tác cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (nếu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến (Thông tư số 01/2022/TT-BTP của Bộ Tư pháp) |
7. HỒ SƠ LƯU: Hồ sơ lưu bao gồm các thành phần sau
TT |
Hồ sơ lưu |
Trách nhiệm |
Thời gian |
1. |
Thành phần hồ sơ cần nộp theo mục 5.2 |
Bộ phận TP-HT |
Theo thời gian quy định của văn bản hiện hành |
2. |
Sổ đăng ký khai sinh |
||
3. |
Danh sách người tham gia BHYT |
Bộ phận LĐ-TB&XH |
|
4. |
Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu |
Công an phường |
|
5. |
Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 |
Bộ phận TN&TKQ |
Viết bình luận