1

Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính

Sổ gốc còn lưu trữ và tra cứu được.

2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Trường hợp nộp trực tiếp thì xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng

x

Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng, phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao

x

Trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.

x

3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

4

Thời gian xử lý

Thời gian xử lý:

- Giải quyết ngay trong 04 giờ làm việc nhận được hồ sơ hợp lệ

- Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

- Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện thì giải quyết ngay kể từ ngày nhận được yêu cầu (tính theo ngày đến của bưu điện), cơ quan cấp bản sao phải gửi bản sao cho người yêu cầu.

5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - UBND phường Kiến Hưng.

6

Lệ phí

8.000 đồng/hợp đồng, giao dịch (Tám nghìn đồng/việc).

7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định; nộp hồ sơ.

Công dân

Giờ hành chính

   Như thành phần hồ sơ trong mục 5.2

B2

Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của thành phần hồ sơ

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì chuyển B3.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn cho công dân bổ sung đầy đủ thành phần hồ sơ và chuẩn bị lại hồ sơ theo B1.

- Trường hợp hồ sơ sau khi đã hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

1/2 giờ làm việc

Mẫu số 01

      Mẫu số 05

      Mẫu số 02

      Mẫu số 03

B3

Cán bộ hộ tịch thụ lý và giải quyết hồ sơ:

- Căn cứ vào Sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi đúng nội dung đã ghi trong Sổ gốc.

- Trường hợp không tìm thấy Sổ gốc hoặc trong Sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu

Công chức TP-HT

01 giờ làm việc

Mẫu số 05

Trích lục bản sao loại giấy tờ yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc

Văn bản trả lời công dân trường hợp không cấp bản sao

B4

Báo cáo Chủ tịch UBND phường và Trình Chủ tịch UBND phường ký Bản sao từ sổ gốc

Công chức TP-HT

01 giờ làm việc

Trích lục bản sao từ sổ gốc

B5

Ghi vào Sổ chứng thực

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

1/2 giờ làm việc

Sổ chứng thực

B6

Trả kết quả về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

01 giờ làm việc

Mẫu số 05

B7

Trả kết quả cho công dân

    Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Giờ hành chính

Mẫu số 01

Mẫu số 06

8

Cơ sở pháp lý

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính Phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

+ Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

+ Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

+Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ tài chính quy định mức thu, chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch.

+ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

Mẫu số 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

2

Mẫu số 02

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

3

Mẫu số 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

4

Mẫu số 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

5

Mẫu số 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

6

Mẫu số 06

Sổ theo dõi hồ sơ

TT

Hồ sơ lưu

1.       

Tờ khai cấp Bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu (cá nhân); Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do (cơ quan, tổ chức);

2.       

Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu Cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

Hồ sơ được lưu tại Bộ phận Tư pháp và lưu trữ theo quy định hiện hành