1

Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính

Sổ Hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hiện đang được lưu trữ và có ghi thông tin về người đề nghị Cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Giấy tờ phải nộp

1. Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu

x

2. Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định đối với trường hợp người được ủy quyền không phải là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền

X

3. Văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực và Giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền đối với trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, anh, chị, em ruột của người ủy quyền.

x

Giấy tờ phải xuất trình

Giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu/CMND/ Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh hoặc thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng) để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch;

x

Lưu ý:

-         Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

-         Trường hợp hồ sơ gửi qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến Mức độ 3, 4 thì Chụp ảnh hoặc scan tất cả bản chính đính kèm khi nộp hồ sơ tại Website: dichvucong.hanoi.gov.vn.

x

3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

4

Thời gian xử lý

04 giờ làm việc

Trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì chuyển kết quả cho đơn vị bưu chính trong ngày làm việc tiếp theo.

Đơn vị dịch vụ bưu chính chuyển kết quả đến địa chỉ người nhận theo thời gian tính từ khi nhận bản giao từ cơ quan hành chính theo chỉ tiêu sau:

+ Trong phạm vi quận: 01 ngày

+ Trong phạm vi thành phố (khác quận): 02 ngày

+ Khác tỉnh, thành phố: 03 ngày (Đối với đô thị đặc biệt, loại I); 04 ngày (Các địa phương còn lại)

(Chỉ tiêu thời gian bưu chính được tính cho lần chuyển phát thứ nhất. Trường hợp không phát được lần 1 sẽ chuyển phát thêm tối đa 2 lần; Hồ sơ sau 3 lần chuyển phát không thành sẽ chuyển trả cơ quan hành chính đã giải quyết)

5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả - UBND Phường Kiến Hưng.

6

Lệ phí

-         8.000 đồng/ bản sao (Tám nghìn đồng/bản)

7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định; nộp hồ sơ.

Đối với Mức độ 3, 4:

Công dân truy cập vào hệ thống khai thông tin đầy đủ theo mẫu tờ khai và gửi hồ sơ đính kèm

Công dân

Giờ hành chính

Mọi lúc

Như thành phần hồ sơ trong mục 5.2

B2

* Mức độ 3, 4:

Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đăng ký của công dân:

1. Bộ phận một cửa thực hiện kiểm tra hồ sơ chờ tiếp nhận.

2. Nếu hồ sơ đủ điều kiện thì thực hiện tiếp nhận hồ sơ và thực hiện chuyển chuyên môn thụ lý hồ sơ.

- Với bộ hồ sơ không đủ điều kiện, cán bộ 1 cửa sẽ thực hiện thông báo và gửi hướng dẫn cho công dân.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

01 giờ làm việc

- Mẫu số 01

- Mẫu số 05

- Mẫu số 02

- Mẫu số 03

B3

Cán bộ hộ tịch thụ lý và giải quyết hồ sơ.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

01 giờ làm việc

Mẫu số 05

B4

Báo cáo Chủ tịch UBND phường và trình Chủ tịch UBND phường ký Bản sao Trích lục hộ tịch

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

01 giờ làm việc

Bản sao Trích lục hộ tịch

B5

Trả kết quả về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

01 giờ làm việc

Mẫu số 05

B7

Trả kết quả cho công dân

 Đối với trường hợp công dân đăng ký dịch vụ công mức độ 4 thì Trả hồ sơ  qua dịch vụ bưu chính (Chuyển bước 8)

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Giờ hành chính

Mẫu số 01

Mẫu số 06

B8

Thu gom hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ theo thông báo hồ sơ trên hệ thống; Thực hiện kiểm đếm, ký xác nhận bảng kê giao nhận (ghi rõ ngày, giờ)

Nhân viên bưu chính

2 đợt: Trong khoảng thời gian 11h00 và 16h00 hàng ngày

-   Bản sao trích lục hộ tịch, bản in hồ sơ của công dân.

-   Biên lai thu phí, lệ phí

Phiếu giao nhận hồ sơ kèm bảng kê danh mục kết quả, hồ sơ cần thu hồi, thông tin địa chỉ người nhận (02 bản)

B9

Chuyển phát kết quả đến địa chỉ người nhận (là người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch)

- Trước khi trả kết quả: Kiểm tra, ký đối chiếu với bản chính thành phần hồ sơ cần thu hồi gồm:

+ Tờ khai theo mẫu có chữ ký của người yêu cầu

+ Bản chụp giấy tờ tùy thân của người được cấp bản sao trích lục của người yêu cầu.

+ Bản chính văn bản ủy quyền (trong trường hợp người yêu cầu không phải là người được cấp bản sao trích lục); Bản chụp giấy tờ chứng minh mối quan hệ (ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột) giữa người yêu cầu và người được cấp ban sao trích lục (trường hợp ủy quyền không công chứng, chứng thực)

-Trả kết quả, yêu cầu người nhận kiểm tra kỹ thông tin tại bản sao trích lục hộ tịch.

- Chuyển biên lai, thực hiện thu lệ phí, cước bưu chính

- Thực hiện việc ký xác nhận việc trả kết quả

Nhân viên bưu chính

Theo chỉ tiêu thời gian quy định

- Thu hồi các giấy tờ theo danh mục

- Thu lệ phí, cước bưu chính

- Giấy biên nhận kết quả

B10

Nhân viên bưu điện chuyển trả các kết quả không phát được đến người yêu cầu (nếu có)

Khi giao nhận 2 bên ký nhận vào 2 liên bảng kê

Nhân viên bưu chính

8 ngày kể từ khi nhận kết quả từ Bộ phận TN&TKQ

Hồ sơ trả lại (không phát)

Đối soát xác nhận thanh toàn lệ phí thu hộ, chuyển hồ sơ thu hồi, giấy xác nhận việc nhận kết quả của người yêu cầu

02 lần/tuần (thứ Ba, thứ Sáu)

Lệ phí

Tài liệu thu hồi (đã phát)

Giấy biên nhận, có chữ ký người nhận

Lập bảng kê danh sách chuyển phát và đối soát các số liệu hàng tháng.

Bộ phận TN&TKQ đối soát chuyển trả đơn vị bưu chính trongag vòng 03 ngày làm việc

Nhân viên bưu chính

Bộ phận TN&TKQ

Trong khoảng ngày từ 01 đến 05 hàng tháng

Biên bản đối soát

B11

Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ thu hồi (trường hợp đã trả), giấy biên nhận (có chữ ký của người yêu cầu cho Công chức Tư phps hộ tịch lưu hồ sơ.

Thực hiện việc lưu hồ sơ không trả được cho người yêu cầu

Xác thực việc hoàn tất Dịch vụ công

Công chức Bộ phận TN&TKQ

01 ngày kể từ khi nhận từ đơn vị bưu chính

Hồ sơ thu hồi

8

Cơ sở pháp lý

1. Luật Hộ tịch 2014;

2. Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

3. Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính Phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC;

4. Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của luật hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

5. Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC;

6. Nghị quyết số 09/2018/NQ-HĐND ngày 05/12/2018 của HĐND thành phố Hà Nội ban hành một số quy định thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền của HĐND thành phố Hà Nội.

7. Công văn số 1288/HTQTCT-HT ngày 15/9/2016 của Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - Bộ Tư Pháp về việc điều chỉnh một số biểu mẫu hộ tịch ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP;

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

Mẫu số 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

2

Mẫu số 02

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

3

Mẫu số 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

4

Mẫu số 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

5

Mẫu số 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

6

Mẫu số 06

Sổ theo dõi hồ sơ

TT

Hồ sơ lưu

1.       

Tờ khai cấp Bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu (cá nhân); Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do (cơ quan, tổ chức);

2.       

Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu Cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

Hồ sơ được lưu tại Bộ phận Tư pháp, thời gian lưu không thời hạn