1

Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính: Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

+ Trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan đến tài sản thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu giấy chứng thực quyền sở hữu, quyền sửa dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sửa dụng, trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình bản chính để đối chiếu);

X

X

X

X

3

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

4

Thời gian xử lý:

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ½ ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ;

Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả:  Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND phường

6

Lệ phí: Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.

7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định; nộp hồ sơ.

Công dân

Giờ hành chính

Như thành phần hồ sơ trong mục 5.2

B2

Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của thành phần hồ sơ

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì chuyển B3.

- Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì hướng dẫn cho công dân bổ sung đầy đủ thành phần hồ sơ và chuẩn bị lại hồ sơ theo B1.

- Trường hợp hồ sơ sau khi đã hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và lập văn bản từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Trong 02 giờ làm việc

Mẫu số 01

Mẫu số 05

 Mẫu số 03

 Mẫu số 02

B3

Cán bộ hộ tịch thụ lý và giải quyết hồ sơ:

- Tại thời điểm chứng thực, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình.

- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực (trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; trường hợp người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch).

+ Ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Mẫu số 05

B4

Báo cáo Chủ tịch UBND phường và Trình Chủ tịch UBND phường ký chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.

Lãnh đạo UBND Phường

Trong 02 giờ làm việc

Hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được chứng thực

B5

Ghi vào Sổ chứng thực

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Sổ Chứng thực

B6

Trả kết quả về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Mẫu số 05

B7

Trả kết quả cho công dân

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Mẫu số 01

Mẫu số 06

8

Cơ sở pháp lý

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính Phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính

+ Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

+ Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

+ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC.

9

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không

10

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hợp đồng, giao dịch được chứng thực

Mã hiệu

Tên Biểu mẫu

1

Mẫu số 01

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

2

Mẫu số 02

Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

3

Mẫu số 03

Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

4

Mẫu số 04

Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

5

Mẫu số 05

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

6

Mẫu số 06

Sổ theo dõi hồ sơ

TT

Hồ sơ lưu

1

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc Thẻ căn cước công dân còn giá trị sử dụng.

2

Bản sao Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu sẽ ký/điểm chỉ.

Hồ sơ được lưu tại bộ phận chuyên môn và lưu trữ theo quy định hiện hành.