Trách nhiệm

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt

Họ tên

Đỗ Thị Hồng

Nguyễn Duy Mạnh

Đặng Trần Đức

Chữ ký

Chức vụ

Công chức TP-HT

Phó chủ tịch

Chủ tịch

5.1

Căn cứ pháp lý

- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy đinh chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

- Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ tài chính quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

- Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

- Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 hướng dẫn thi hành một số quy định của nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

- Quyết định 1024/QĐ-BTP 09/5/2018 về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi trong lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư Pháp;

- Quyết định 4713/QĐ-UBND ngày 20/10/2020 Về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung; Danh mục thủ tục hành chính chuẩn hóa; Danh mục thủ tục hành chính bãi bỏ trong lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp thành phố, UBND cấp thị xã, UBND cấp phường trên địa bàn thành phố Hà Nội và liên thông với Bộ Tư pháp.

- Quyết định số 417/QĐ-UBND Ngày 27/01/2022 về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết TTHC lĩnh vực tư pháp thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội.

- Quyết định số 3109/QĐ- UBND ngày 06/6/2023 của UBND Thành Phố Hà Nội về việc công bố danh mục thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp, danh mục thủ tục hành chính liên thông.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản

x

Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu)

x

Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu)

x

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

5.4

Thời gian xử lý

Không quá 01 (một) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp kéo dài thời hạn giải quyết thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả UBND phường

5.6

Lệ phí

50.000 đồng/văn bản

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Nộp hồ sơ: TCCN nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ/qua dịch vụ bưu chính công ích/trực tuyến qua dichvucong.hanoi.gov.vn.

Trường hợp TCCN nộp trực tiếp, CBCC một cửa hướng dẫn công dân thao tác trên hệ thống máy tính của đơn vị (nếu có) hoặc chủ động thao tác trên hệ thống đối với hồ sơ nộp qua đường bưu chính.

TCCN

1 giờ (Chuyển hồ sơ vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo nếu nhận hồ sơ sau 15h)

Theo mục 5.2

B2

Tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ: CBCC một cửa tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống và thực hiện kiểm tra

- Nếu các thông tin khai báo và file đính kèm trên hệ thống chưa đầy đủ, chính xác theo quy định, CBCC một cửa thông báo và gửi hướng dẫn TCCN bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 02.

- Nếu từ chối nhận hồ sơ, CBCC một cửa gửi thông báo và nêu rõ lý do theo mẫu số 03.

- Nếu các thông tin khai báo và file đính kèm trên hệ thống đầy đủ, chính xác theo quy định, CBCC một cửa tiếp nhận hồ sơ theo mẫu số 01, lập phiếu kiểm soát theo mẫu số 05, cập nhật sổ theo dõi theo mẫu số 06 và tích chuyển hồ sơ trên hệ thống tới CBCC TP-HT.

Ghi chú: Các mẫu 01, 02, 03 được CBCC một cửa lập trên hệ thống và gửi cho TCCN qua địa chỉ thư điện tử mà TCCN đã đăng ký. Phiếu kiểm soát theo mẫu 05 được lập và xác thực trên hệ thống có giá trị như các phiếu kiểm soát quá trình bản giấy có chữ ký của các đơn vị liên quan.

Bộ phận TN&TKQ

Mẫu số 01, 02, 03, 05, 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B3

Thẩm định hồ sơ: CBCC chuyên môn xem xét, kiểm tra hồ sơ theo quy định tại điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015.

- Nếu chưa đầy đủ, hợp lệ thông báo trực tiếp hoặc qua mạng Internet hay bằng văn bản để TCCN bổ sung hoàn thiện hồ sơ.

- Nếu đạt yêu cầu, tiến hành bước tiếp theo.

CBCC TP-HT

04 giờ

Mẫu số 02 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B4

Báo cáo kết quả thẩm định:

Tổng hợp kết quả thẩm định tích chuyển trên hệ thống, thực hiện ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu quy định (đối với văn bản thỏa thuận có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi vào trang cuối của văn bản thỏa thuận) trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt.

Ghi chú: Trường hợp hồ sơ bị chậm muộn thì phải kèm theo phiếu xin lỗi mẫu số 04

CBCC TP-HT

1 giờ

- Hồ sơ trình

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được ghi lời chứng

- Mẫu số 04

(Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

B5

Phê duyệt kết quả:

Lãnh đạo UBND phường xem xét, yêu cầu điều chỉnh (nếu có) và phê duyệt kết quả, ghi rõ ngày tháng năm.

Trường hợp không đồng ý phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do. Tích chuyển tới CBCC chuyên môn.

Lãnh đạo UBND phường

1 giờ

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được chứng thực

B6

Đóng dấu & sao lưu:

CBCC chuyên môn tiếp nhận kết quả, ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và chuyển văn thư đóng dấu (giáp lai với văn bản thỏa thuận có từ 02 trang trở lên), thực hiện nhân bản và lưu trữ theo quy định.

Chuyển kết quả về Bộ phận TN&TKQ.

- CBCC TP-HT

- Văn thư

1 giờ

- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được chứng thưc

- Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch

B7

Trả kết quả:

Quét kết quả lên hệ thống trả cho TCCN. Thực hiện trả kết quả bản cứng cho TCCN (Trực tiếp hoặc qua đường bưu chính, theo nhu cầu của TCCN), ký nhận sổ theo dõi.

Bộ phận TN&TKQ

Theo giấy hẹn

Mẫu số 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP)

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018:

* Mẫu số 01 – Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

* Mẫu số 02 – Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

* Mẫu số 03 – Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

* Mẫu số 04 – Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả

* Mẫu số 05 – Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

* Mẫu số 06 – Sổ theo dõi hồ sơ

TT

Hồ sơ lưu

Trách nhiệm

Thời gian

1.       

Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch

Bộ phận chuyên môn

Theo thời gian quy định của văn bản hiện hành

2.       

Văn bản thỏa thuận phân chia di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở

3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

Bộ phận TN&TKQ