5.1

Cơ sở pháp lý

-  Luật Hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Nghị định số 104/2022/NĐ-CP ngày 21/12/2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công;

- Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 03/2023/TT-BTP ngày 02/8/2023 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến;

- Thông tư số 04/2024/TT-BTP ngày 06/6/2024 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn sử dụng, quản lý mẫu sổ quốc tịch và Mẫu giấy tờ về quốc tịch và Thông tư số 04/2020 ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

- Thông tư số 281/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch;

- Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Thông tư số 106/2021/TT-BTC ngày 26/11/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC ngày 29/11/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

- Quyết định số 3658/QĐ-UBND ngày 15/7/2024 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch thuộc thẩm quyền của cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội

Ghi chú: Phần chữ in nghiêng là nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế.

5.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

- Văn bản cam đoan của người yêu cầu về việc chưa được đăng ký khai sinh.

- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm: Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Công dân có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và phải cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

- Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh là công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

x

 Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu.

x

Giấy tờ xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh. Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong CSDLQGVDC, CSDLHTĐT, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

 - Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp các thông tin về giấy tờ chứng minh nơi cư trú đã có trong CSDLQGVDC, được điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến).

 Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

x

* Lưu ý

- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:

+ Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

+ Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu. Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao giấy tờ đó.

+ Công chức tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:

+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai sinh trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai sinh trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

+ Khi đến UBND cấp phường nhận kết quả (Giấy khai sinh/bản sao Giấy khai sinh), người có yêu cầu đăng ký khai sinh phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ đăng ký khai sinh theo quy định pháp luật hộ tịch.

 Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai sinh không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký khai sinh.

 - Trường hợp cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung yêu cầu đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải giải thích rõ cho người lập văn bản cam đoan về trách nhiệm, hệ quả pháp lý của việc cam đoan không đúng sự thật.

UBND cấp phường từ chối giải quyết hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền hủy bỏ kết quả đăng ký hộ tịch, nếu có cơ sở xác định nội dung cam đoan không đúng sự thật.

5.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Công dân Việt Nam cư trú trong nước, sinh trước ngày 01/01/2016, chưa được đăng ký khai sinh, có hồ sơ, giấy tờ cá nhân (bản chính hoặc bản sao được chứng thực hợp lệ) như: giấy tờ tùy thân; Sổ hộ khẩu; Sổ tạm trú; giấy tờ khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

5.4

Thời gian xử lý

04 ngày làm việc. Trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 20 ngày làm việc.

5.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận Một cửa (TN&TKQ) UBND cấp phường nơi cư trú của người đăng ký khai sinh

5.6

Lệ phí

- Lệ phí: 5.000 đồng/ việc

 - Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

5.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

 Công dân lựa chọn cách thức:

 - Nộp hồ sơ trực tiếp;

 - Nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính;

hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn)

hoặc Cổng dịch vụ công thành phố (https://dichvucong.hanoi.gov.vn).

Công dân có đề nghị thực hiện TTHC

Khi có nhu cầu

Thành phần hồ sơ theo mục 5.2

B2

 Công chức Bộ phận TN&TKQ truy cập Phần mềm Một cửa tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, in Giấy tiếp nhận; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cần hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, tên.

- Hồ sơ đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì công chức từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, tên.

Công chức

Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ hành chính

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

- Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ

- Giấy tiếp nhận hồ sơ

B3

 Công chức Bộ phận TN&TKQ chuyển hồ sơ từ Phần mềm Một cửa sang Phần mềm Hộ tịch, bàn giao hồ sơ cho Công chức Tư pháp - Hộ tịch

Công chức

Bộ phận TN&TKQ

01 giờ

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

 Công chức Tư pháp - Hộ tịch truy cập Phần mềm Hộ tịch, kiểm tra hồ sơ:

- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Dự thảo Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ Thông báo bổ sung hồ sơ.

- Xác minh bằng văn bản đề nghị UBND cấp phường nơi cư trú trước đây của người yêu cầu đăng ký khai sinh cung cấp thông tin khai sinh.

 - Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, công chức Tư pháp - Hộ tịch cập nhật thông tin đăng ký khai sinh vào phần mềm, lấy số định danh, dự thảo Giấy khai sinh; ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, trình Lãnh đạo UBND cấp phường.

Công chức Tư pháp - Hộ tịch

- 03 ngày

- Thời gian xác minh: 24 ngày

- Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ

B5

 Lãnh đạo UBND cấp phường ký:

 - Giấy khai sinh:

 - Thông báo nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết hoặc Thông báo bổ sung hồ sơ.

Lãnh đạo UBND cấp phường

04 giờ

- Giấy khai sinh hoặc Thông báo nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/Thông báo bổ sung hồ sơ

B6

 - Công chức Tư pháp - Hộ tịch chuyển hồ sơ từ Phần mềm Hộ tịch sang Phần mềm Một cửa, hoàn thiện hồ sơ, đóng dấu, bàn giao cho Bộ phận TN&TKQ.

 - Thực hiện lưu hồ sơ theo quy định

- Công chức Tư pháp - Hộ tịch;

- Công chức Bộ phận TN&TKQ

02 giờ

- Hồ sơ

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

- Giấy khai sinh

- Thông báo nếu hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết/ Thông báo bổ sung hồ sơ

B7

  Trả kết quả cho công dân

Bộ phận TN&TKQ

Trong giờ hành chính

- Sổ theo dõi hồ sơ

-  Giấy khai sinh

TT

Tên Biểu mẫu

1.       

 Hệ thống biểu mẫu (Thông tư số 01/2018/TT-VPCP của Văn phòng Chính phủ)

2.       

 Tờ khai đăng ký khai sinh (Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp)

3.       

 Giấy khai sinh (Thông tư số 04/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp)

TT

Hồ sơ lưu

Trách nhiệm

Thời gian

1.       

Thành phần hồ sơ cần nộp theo mục 5.2

Bộ phận chuyên môn

Theo thời gian quy định của văn bản hiện hành

2.       

Sổ đăng ký khai sinh  

Văn bản đề nghị yêu cầu kiểm tra, xác minh

Văn trả lời về việc lưu giữ/không lưu giữ được sổ hộ tịch

3.       

Hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018

Bộ phận TN&TKQ