1

Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính

1. Những trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính:

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

2. Bản chính dùng để đối chiếu khi chứng thực bản sao gồm: 

- Bản chính cấp lần đầu.

- Bản chính cấp lại.

- Bản chính đăng ký lại.

2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

1.  Giấy tờ phải nộp :

 -  Bản photo/bản in, bản đánh máy vi tính/bản đánh máy hoặc bản viết tay  giấy tờ cần chứng thực (Nội dung các giấy tờ này đầy đủ, chính xác như bản chính)

01

2. Giấy tờ phải xuất trình

- Bản chính (của các giấy tờ cần chứng thực)

3

Số lượng hồ sơ

Theo yêu cầu của công dân

4

Thời gian xử lý

- Giải quyết ngay sau khi nhận hồ sơ hợp lệ ( nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ chiều thì sẽ giải quyết và trả sang buổi sáng ngày hôm sau).

- Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn trả trong ngày thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

.

5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

6

Lệ phí

- 2.000đ/trang

- Từ trang thứ 3 trở đi: thu 1.000đ/trang.

- Tối đa thu không quá 100.000đ/bản.

7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Công dân nộp hồ sơ theo quy định tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Tổ chức/cá nhân

Trong  ngày

Theo mục 5.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ và ghi giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Giấy biên nhận

B3

 Thụ lý hồ sơ

Công chức tư pháp hộ tịch

B4

Công chức tư pháp hộ tịch thụ lý hồ sơ tiến hành thẩm định hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ, không đáp ứng yêu cầu, thông báo cho tổ chức, cá nhân trong thời hạn không quá 01 ngày, nêu rõ lý do.

- Trường hợp hồ sơ cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho tổ chức, cá nhân không quá 01 ngày kể từ ngày viết phiếu biên nhận.

- Trường hợp, đạt yêu cầu tiến hành bước tiếp theo

Công chức tư pháp hộ tịch

Trong  ngày( nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ chiều thì sẽ giải quyết và trả sang buổi sáng ngày hôm sau).

B5

Lập bản sao cần chứng thực, ký nháy văn bản trình lãnh đạo UBND phường phê duyệt

Công chức tư pháp hộ tịch

Trong  ngày   

( nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ chiều thì sẽ giải quyết và trả sang buổi sáng ngày hôm sau).

B6

Lãnh đạo UBND phường phê duyệt kết quả cho tổ chức công dân

Lãnh đạo UBND phường

Trong  ngày( nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ chiều thì sẽ giải quyết và trả sang buổi sáng ngày hôm sau).

Bản sao đã được chứng thực

B7

Tiếp nhận kết quả và trả cho tổ chức/công dân

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Trong  ngày( nếu nộp hồ sơ sau 15 giờ chiều thì sẽ giải quyết và trả sang buổi sáng ngày hôm sau).

Sổ theo dõi

8

Cơ sở pháp lý

1.Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Quyết định 08/2010/QĐ – UBND ngày 25/01/2010 của UBND TP Hà Nội về việc thu lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực trên địa bàn thành phố Hà Nội